1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
Verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van Siftbox worden verwerkt, is: WEBDIGIT, Place de Moulbaix 10, 7812 Moulbaix (Ath), Belgique — contact: hello@siftbox.ai.
2. Welke gegevens verwerken wij?
- Accountgegevens: identificatie, login-e-mail, profielgegevens nodig voor de dienst.
- Mailgegevens (indien u Gmail, Outlook / Microsoft 365 of IMAP koppelt): metadata (onderwerp, afzender, labels, fragment/snippet afhankelijk van configuratie), en eventueel inhoud of fragmenten die naar de classificatiemotor worden gestuurd volgens het niveau in uw accountinstellingen (standaard, fragment voor AI-verfijning, tijdelijke volledige tekst indien geactiveerd).
- Technische gegevens: beveiligings- en operationele logs, correlatie-identificatoren, IP-adres, auditlogs bij gevoelige acties (login, OAuth, instellingen), met minimalisatie (geen wachtwoorden in cleartext in logs).
- Wachtlijst- of pre-lanceringcontactgegevens: volgens de formulieren op de site.
3. Waarom en op welke rechtsgrond (AVG)?
Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- Levering van de SaaS-dienst (accountaanmaak, authenticatie, dashboard) — uitvoering van de overeenkomst of precontractuele stappen (art. 6(1)(b) AVG).
- Gmail-OAuth, Microsoft-OAuth (Outlook / Microsoft 365) of IMAP-koppeling en synchronisatie — uitvoering van de overeenkomst (art. 6(1)(b)), waarbij u toegang verleent via OAuth of IMAP-configuratie.
- Classificatie en prioriteringshulp — uitvoering van de overeenkomst (art. 6(1)(b)); optionele niveaus met extra fragmenten of tekst voor AI-verfijning steunen op uw expliciete keuze in de accountinstellingen (toestemming, art. 6(1)(a)).
- Beveiliging, misbruikpreventie, bewijs bij geschillen — gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)), en wettelijke verplichting waar van toepassing (art. 6(1)(c)).
- Publieksmeting (Google Analytics 4) op bepaalde openbare pagina’s — alleen na uw toestemming (art. 6(1)(a)).
- Wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen — art. 6(1)(c) waar van toepassing.
4. Ontvangers en verwerkers
Gegevens worden verwerkt door de uitgever en, voor zover nodig, door technische verwerkers: applicatiehosting en transactionele e-mail (Infomaniak), database (OVHcloud Frankrijk), Google voor de Gmail API wanneer u de koppeling activeert, Microsoft voor Outlook- / Microsoft 365-OAuth (IMAP XOAUTH2-sync) wanneer u de koppeling activeert, Google LLC / Google Ireland Limited voor Google Analytics 4 op openbare pagina’s (home, login, registratie en gerelateerde marketingpagina’s) alleen na uw toestemming, en Redis voor wachtrijen/cache.
Waarborgen uit art. 28 AVG zijn contractueel vastgelegd met deze aanbieders. Zakelijke klanten kunnen op verzoek een volledig verwerkersovereenkomst (DPA) bekomen.
5. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte
Applicatiehosting bij Infomaniak kan Zwitserland omvatten (adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie). OVHcloud (database) bevindt zich in Frankrijk (EER). Google en Microsoft kunnen gegevens buiten de EER verwerken; zulke doorgiften steunen op standaardcontractbepalingen van de Commissie en/of het Data Privacy Framework, volgens de door die aanbieders gepubliceerde mechanismen.
6. Bewaartermijnen
Accountgegevens: bewaard tijdens de looptijd van het account, daarna verwijderd of geanonimiseerd binnen een redelijke technische termijn (maximaal 90 dagen) na beëindiging, tenzij een langere wettelijke verplichting geldt. Mailmetadata en accountgebonden classificaties: zolang het account (en sync) actief is, daarna volgens dezelfde opschoningstermijn. Technische en auditlogs: beperkte termijn nodig voor beveiliging en diagnose (in de praktijk tot 12 maanden). Analytics-toestemming: tot intrekking of wissen van de lokale sleutel « siftbox_ga_consent ».
7. Uw rechten
Op grond van de AVG hebt u, onder voorwaarden, rechten op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid (waar van toepassing), en het recht toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming steunt.
Om ze uit te oefenen: hello@siftbox.ai. U kunt ook een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van uw land (in België: GBA; in Frankrijk: CNIL).
8. Beveiliging
De uitgever treft passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling van gevoelige geheimen in rust waar het product dat voorziet, toegangscontrole, gecontroleerde logging, multi-tenantisolatie op databaseniveau volgens het ontwerp.
9. Cookies en trackers
De site gebruikt cookies of lokale opslag die strikt nodig zijn voor werking (sessie, taalvoorkeuren, onthouden van uw analytics-keuze). Op openbare home-, login- en registratiepagina’s, en enkel in productie, kunt u via een banner Google Analytics 4 aanvaarden of weigeren (publieksmeting: pageviews, scrolls, uitgaande klikken volgens GA-configuratie). Er wordt geen Google Analytics-script geladen vóór aanvaarding. U kunt uw keuze wijzigen door de lokale sleutel « siftbox_ga_consent » in de browser te wissen, of door ons te contacteren.
10. Minderjarigen
De dienst richt zich niet tot personen jonger dan 16 jaar (of de toepasselijke digitale meerderjarigheidsleeftijd in uw jurisdictie). Wij verzamelen hun gegevens niet bewust.
11. Wijzigingen van het beleid
Dit beleid kan worden bijgewerkt. Materiële wijzigingen worden via een redelijk kanaal aan gebruikers meegedeeld (e-mail of melding in het product).