1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
Verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van Siftbox worden verwerkt, is: WEBDIGIT, Place de Moulbaix 10, 7812 Moulbaix (Ath), Belgique, contact: hello@siftbox.ai.
2. Welke gegevens verwerken wij?
- Accountgegevens: identificatie, login-e-mail, profielgegevens nodig voor de dienst.
- Mailgegevens (indien u Gmail, Outlook / Microsoft 365 of IMAP koppelt): metadata (onderwerp, afzender, labels, List-Unsubscribe-headers indien aanwezig, fragment/snippet afhankelijk van configuratie), en eventueel inhoud of fragmenten die naar de classificatiemotor worden gestuurd volgens het niveau in uw accountinstellingen (standaard, fragment voor AI-verfijning, tijdelijke volledige tekst indien geactiveerd).
- Technische gegevens: beveiligings- en operationele logs, correlatie-identificatoren, IP-adres, auditlogs bij gevoelige acties (login, OAuth, instellingen), met minimalisatie (geen wachtwoorden in cleartext in logs).
- Wachtlijst- of pre-lanceringcontactgegevens: volgens de formulieren op de site.
3. Waarom en op welke rechtsgrond (AVG)?
Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- Levering van de SaaS-dienst (accountaanmaak, authenticatie, dashboard), uitvoering van de overeenkomst of precontractuele stappen (art. 6(1)(b) AVG).
- Gmail-OAuth, Microsoft-OAuth (Outlook / Microsoft 365) of IMAP-koppeling en synchronisatie, uitvoering van de overeenkomst (art. 6(1)(b)), waarbij u toegang verleent via OAuth of IMAP-configuratie.
- Classificatie en prioriteringshulp, uitvoering van de overeenkomst (art. 6(1)(b)); optionele niveaus met extra fragmenten of tekst voor AI-verfijning steunen op uw expliciete keuze in de accountinstellingen (toestemming, art. 6(1)(a)).
- Optionele automatische uitschrijving (HTTPS List-Unsubscribe one-click) na spamleren: enkel als u de optie inschakelt in Instellingen; Siftbox kan dan een HTTPS POST sturen naar de URL van de afzender (een derde partij, geen Siftbox), op basis van uw expliciete keuze / toestemming (art. 6(1)(a)).
- Beveiliging, misbruikpreventie, bewijs bij geschillen, gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)), en wettelijke verplichting waar van toepassing (art. 6(1)(c)).
- Publieksmeting (Google Analytics 4) op bepaalde openbare pagina’s: analyticscookies alleen na uw toestemming (art. 6(1)(a)); technische Consent Mode-signalen (zonder analyticscookies) kunnen ook bij weigering worden verzonden, volgens de bannerconfiguratie.
- Wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen, art. 6(1)(c) waar van toepassing.
4. Ontvangers en verwerkers
Gegevens worden verwerkt door de uitgever en, voor zover nodig, door technische verwerkers: applicatiehosting en transactionele e-mail (Infomaniak Network SA), diensten voor artificiële intelligentie voor classificatieverfijning (Infomaniak Network SA, Zwitserse infrastructuur, model van de Mistral-familie), database (OVHcloud Frankrijk), Google voor de Gmail API wanneer u de koppeling activeert, Microsoft voor Outlook- / Microsoft 365-OAuth (IMAP XOAUTH2-sync) wanneer u de koppeling activeert, Google LLC / Google Ireland Limited voor Google Analytics 4 op openbare pagina’s (home, login, registratie en gerelateerde marketingpagina’s): analyticscookies na toestemming via de banner, en waar van toepassing technische Consent Mode-signalen zonder analyticscookies, en Redis voor wachtrijen/cache. Als u automatische uitschrijving na spam activeert, kan de one-click List-Unsubscribe-URL een HTTPS POST van Siftbox ontvangen; de ontvanger is dan de afzender / diens uitschrijfprovider (derde partij), geen verwerker van Siftbox.
Waarborgen uit art. 28 AVG zijn contractueel vastgelegd met deze aanbieders. Zakelijke klanten aanvaarden de verwerkersovereenkomst (DPA) bij registratie (of later in het account voor bestaande gebruikers); de geversioneerde PDF staat onder Instellingen > Account.
5. Artificiële intelligentie en e-mailclassificatie
Siftbox gebruikt geautomatiseerde mechanismen, waaronder een model voor artificiële intelligentie, om een categorie voor te stellen voor e-mails die door de dienst worden verwerkt.
De aanbieder van de dienst voor artificiële intelligentie die Siftbox gebruikt, is Infomaniak Network SA. De verwerking gebeurt op de Zwitserse infrastructuur van Infomaniak met een model van de Mistral-familie.
Afhankelijk van de classificatiebehoeften kunnen de categorieën gegevens die worden doorgegeven technische en contextuele informatie over het bericht omvatten, alsook een fragment van de inhoud wanneer dat nodig is om onduidelijkheid weg te nemen. Siftbox beperkt die doorgifte tot de gegevens die nodig zijn voor het nagestreefde doel.
Die gegevens worden doorgegeven om de voorgestelde categorie van de e-mail te bepalen of te verfijnen. Volgens de toepasselijke verbintenissen voor de gebruikte dienst worden ze niet gebruikt om modellen te trainen en niet voor reclamedoeleinden.
Infomaniak Network SA treedt voor deze operatie op als technische verwerker van Siftbox. Siftbox blijft verantwoordelijk voor het bepalen van de doeleinden en de essentiële middelen van de verwerking die binnen de dienst plaatsvindt.
Het classificatie-resultaat en de informatie die nodig is om de dienst te exploiteren, te monitoren en te beveiligen, kunnen door Siftbox worden bewaard in overeenstemming met de termijnen en doeleinden die in dit beleid zijn beschreven. Gegevens die tijdelijk aan de dienst voor artificiële intelligentie worden doorgegeven, mogen niet worden voorgesteld als een trainingsdataset die eigendom is van Siftbox.
6. Geautomatiseerde beslissingen
De classificatie die Siftbox voorstelt, organiseert berichten in de categorieën die de dienst voorziet. Op zichzelf brengt zij geen rechtsgevolg teweeg jegens de gebruiker, noch een vergelijkbaar significant effect in de zin van de toepasselijke regelgeving.
7. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte
Applicatiehosting bij Infomaniak en de daarmee samenhangende AI-verwerking kunnen Zwitserland omvatten (adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie). OVHcloud (database) bevindt zich in Frankrijk (EER). Google en Microsoft kunnen gegevens buiten de EER verwerken; zulke doorgiften steunen op standaardcontractbepalingen van de Commissie en/of het Data Privacy Framework, volgens de door die aanbieders gepubliceerde mechanismen.
8. Bewaartermijnen
Accountgegevens: bewaard tijdens de looptijd van het account, daarna verwijderd of geanonimiseerd binnen een redelijke technische termijn (maximaal 90 dagen) na beëindiging, tenzij een langere wettelijke verplichting geldt. Mailmetadata en accountgebonden classificaties: zolang het account (en sync) actief is, daarna volgens dezelfde opschoningstermijn. Technische en auditlogs: beperkte termijn nodig voor beveiliging en diagnose (in de praktijk tot 12 maanden). Analytics-toestemming: tot intrekking of wissen van de lokale sleutel « siftbox_ga_consent ».
9. Uw rechten
Op grond van de AVG hebt u, onder voorwaarden, rechten op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid (waar van toepassing), en het recht toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming steunt.
Om ze uit te oefenen: hello@siftbox.ai. U kunt ook een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van uw land (in België: GBA; in Frankrijk: CNIL).
10. Beveiliging
De uitgever treft passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling van gevoelige geheimen in rust waar het product dat voorziet, toegangscontrole, gecontroleerde logging, multi-tenantisolatie op databaseniveau volgens het ontwerp.
11. Cookies en trackers
De site gebruikt cookies of lokale opslag die strikt nodig zijn voor werking (sessie, taalvoorkeuren, onthouden van uw analytics-keuze). Op bepaalde openbare pagina’s (home, login, registratie en gerelateerde marketingpagina’s), en enkel in productie, kunt u via een banner Google Analytics 4-cookies aanvaarden of weigeren (publieksmeting: pageviews en interacties volgens GA-configuratie). Bij aanvaarding kunnen analyticscookies worden geplaatst. Bij weigering, of zolang u niet kiest, worden geen klassieke analyticscookies geplaatst; het meetscript kan wel laden in Consent Mode en technische signalen zonder identificatiecookies (cookieless pings) naar Google sturen voor een beperkte meting. U kunt uw keuze wijzigen door de lokale sleutel « siftbox_ga_consent » in de browser te wissen, of door ons te contacteren.
12. Minderjarigen
De dienst richt zich niet tot personen jonger dan 16 jaar (of de toepasselijke digitale meerderjarigheidsleeftijd in uw jurisdictie). Wij verzamelen hun gegevens niet bewust.
13. Wijzigingen van het beleid
Dit beleid kan worden bijgewerkt. Materiële wijzigingen worden via een redelijk kanaal aan gebruikers meegedeeld (e-mail of melding in het product).